Описание процесса автоматизации закупок

Любая развивающаяся компания в своем роде индивидуальна. Индивидуальность организации проявляется в ее деятельности. В любой компании возникает вопрос автоматизации процесса закупок. В связи с этим на ранке ИТ существует множество ИС позволяющих автоматизировать любой бизнес.

В наше время становится все более популярным направление по автоматизации процесса закупок. Данный процесс обеспечивает такие важные функции как, сбор и обработку информации по закупке необходимых ресурсов. Позволяет создавать оптимальный план закупок, документальную поддержку (подготовка тендерных документов и договоров), а также согласование объемов партий и сроки ее поставок.

Автоматизация процесса закупок — деятельность по повышению эффективности работы закупщиков и руководителей департамента закупок, маркетинговых и сервисных подразделений с использованием специальной программы позволяет собственнику или руководителю своевременно и качественно анализировать продажи, планировать закупочную деятельность и контролировать выполнение плановых показателей [1, 4].

Прежде чем внедрить автоматизированную систему необходимо убедиться, что данная система полностью соответствует организационному учету в данной организации.

Со стороны информационной логистики важную роль играет автоматизация управления закупочной деятельности на предприятии. Для эффективного управления закупочной деятельности необходимо бесперебойное поступление, своевременность и корректность информации.

Процесс автоматизации закупок решает следующие задачи:

1. Проверка остатка товара на складе. При наличии на складе малого объема товара автоматически формируется заявка на покупку необходимых материалов;
2. Составление оптимального плана закупок товаров у поставщиков. Проводить анализ необходимого товара по всем критериям;
3. Формализация процесса закупок;
4. Снижение вероятности ошибок, совершаемые сотрудниками;
5. Снижение затрат и времени на закупку необходимых товаров.

Автоматизировать процесс закупки возможно с использованием:

1. Электронных форм заявок, которые состоят из различных подсказок, сокращающих вероятность ошибки на этапе заказа товаров;
2. Формализации движения заявки, ее утверждение и оповещение;
3. Создания отчетности.

В систему автоматизированного процесса закупок должны входить следующие компоненты:

1. Управления закупками позволяет собирать заявки на закупки необходимых товаров, автоматически создавать заявку в зависимости от остатков на складе и отдавая приоритет важным заявкам. Данный модуль позволяет проверять денежные средства и бюджетные лимиты, создавать графики закупок, выбрать оптимального поставщика, и предоставляет возможность контролировать и просматривать процесс закупок [2].
2. Управления тендерными закупками позволяет размещать информацию о проведении тендера в интернете или оповещать поставщиков о проведении тендера по электронной почте.[3]. Он дает возможность собирать необходимые документы от поставщиков и статистические данные по проведенным тендерам, а также анализировать их.
3. Отчетный блок может создавать отчеты: по запросу, в ручном режиме, автоматическом и по расписанию. Информация в отчетно-аналитическом блоке может быть представлена по любому спектру и в любом формате: списочных форм, календарно-сетевых диаграмм.
4. Наблюдательный блок включает в себя: сбор информации из разных источников, ввод данных в ИС, проверка стандартам, расчет затрат и отслеживание различных изменений.

Ниже описан автоматизированный процесс закупки товара.

Рисунок 1. Процесс автоматизации закупок.

1. Заявка на приобретение необходимого товара формируется в автоматическом режиме. Информация из БД попадает в ИС. В свою очередь ИС анализирует наличие товара на складе, при обнаружении малых объёмов автоматически формирует заявку на приобретение товара по наилучшему соотношению цены, качества и срока годности товара.
2. При необходимости можно сформировать заявку в ручном режиме в ИС.
3. Начальник отдела закупок проверяет заявку и отправляет ее поставщику.
4. Поставщик отправляет счет в бухгалтерию на оплату товара.
5. Бухгалтерия переводит денежные средства поставщику.
6. Поставщик отправляет товар покупателю.
7. Товар попадает на склад. Со слада информация отправляется в БД и в отдел закупок.

Автоматизация процессов закупок на любом современном предприятии важный этап развития. Данный этап позволяет предприятию оптимизировать свою деятельность, а в итоге сэкономить денежные средства и время. Для современного и мотивированного в своем развитии предприятия, использование системы описанной выше, является неизбежным фактором.