Автоматизация договорной работы

Зачастую термином “контроль договоров” обозначают собственно заключение договора. Более правильно комплексное понимание договорной работы как процесса, который начинается с момента принятия решения о целесообразности заключения договора и заканчивается передачей исполненного договора на хранение в архив (см. рис. 1).

Рис. 1. Основные этапы договорной работы

Состав и последовательность выполнения этапов договорной работы одинаковы для организаций малого бизнеса, работающих с десятками договоров в год, и крупных предприятий с тысячами и десятками тысяч договоров в год. Отличие состоит в различной сложности самих этапов.

С увеличением числа договоров до тысячи в год и более организации сталкиваются с настоятельной необходимостью:

– контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов;

– оптимизировать списки лиц, согласующих договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при их заключении и, с другой, – сокращения времени на согласования;

– создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров;

– формировать досье договоров (или контрагентов) с использованием разнообразных источников с целью минимизации рисков;

– организовать оперативный доступ к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц, в том числе в территориально распределенной компании;

– контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых обязательств.

Для решения этих задач компании стремятся формализовать договорной процесс и разрабатывают для него специальные регламенты. Реальный регламент одной известной вертикально-интегрированной компании топливно-энергетического комплекса содержит разделы, определяющие: лимиты материальной ответственности, в рамках которых ответственные лица могут заключать договоры; процедуры выбора контрагента при проведении конкурсов и аукционов; особенности заключения сделок с помощью электронной торговой площадки; требования к оформлению и согласованию договоров; порядок контроля исполнения, учета и хранения договоров и связанных с ними документов. Кроме того, он содержит требования по подготовке более 20 видов отчетов, помогающих управлять процессом и контролировать его.

Разработка и сопровождение регламента (в рассмотренном примере – объемом более 100 страниц) сами по себе являются непростыми задачами для подразделения, ответственного за договорную деятельность в организации. Однако с еще большими трудностями сталкиваются исполнители такого регламента.

Сотрудника, который отвечает за оформление и сопровождение договора, обычно называют ответственным исполнителем. Это либо должностное лицо, заинтересованное по сути своей работы в заключении договора, либо специалист в предметной области, связанной с заключением договора. При работе с бумажным регламентом все участники договорного процесса, прежде всего ответственные исполнители, обязаны досконально знать регламент, неукоснительно соблюдать его и следить за всеми его изменениями. В противном случае пользы от регламента будет не много. Другими словами, создание регламента вносит ясность в процесс договорной работы, однако в случае “бумажного” регламента от участников этого процесса требуются значительные организационные усилия и временные затраты, направленные на его соблюдение.

Иная ситуация складывается, если задачи по обеспечению соответствия процесса его регламенту перекладываются на специализированную информационную систему. Эта система – своего рода электронный регламент – будет поддерживать и его изменения. Последние неизбежны в любой развивающейся компании. При таком подходе договорная работа заметно упрощается для всех ее участников.

Подходы к автоматизации договорной работы

Регламент договорного процесса задает правила, определяющие последовательность, в которой полномочия по принятию решений переходят от одного участника к другому. Иначе говоря, регламент представляет собой описание упорядоченного набора стадий, для каждой из которых указан ответственный, приведено описание выполняемой им процедуры, указаны допустимые варианты перехода на другие стадии (рис. 2). Для автоматизации процессов, организованных в виде последовательности стадий и рассчитанных на коллективное выполнение, предназначен инструментарий workflow.

Рис. 2. Согласование договоров – это многоэтапный процесс, в котором принимают участие многие

подразделения компании

При ответе на вопрос, на какой технологической платформе создавать систему автоматизации договорной работы, в первую очередь следует обращать внимание на наличие в ней встроенных средств разработки и сопровождения workflow-приложений. Последние должны обеспечивать:

– динамическое назначение ответственного за ту или иную стадию договорного процесса из числа сотрудников, обладающих нужной ролью, непосредственно перед исполнением этой стадии. Данная возможность необходима для исключения простоев, связанных с болезнью или командировками сотрудников;

– ролевую организацию процессов. Сотрудники предприятия должны иметь возможность участвовать в бизнес-процессе в разных качествах. Так, в зависимости от ситуации (вида обрабатываемого документа) сотрудник может быть или ответственным исполнителем, или согласующим, или подписантом;

– отправку заинтересованным лицам уведомлений о событиях по предварительно заданным правилам. Если событие предполагает выполнение некоторого действия, в уведомлении должна быть предусмотрена возможность перехода в нужную часть системы (например, по ссылке на карточку c текстом договора, требующего согласования);

– возможность моделирования бизнес-процесса (построения схемы его прохождения) с помощью визуальных средств;

– поддержку версионности моделей бизнес-процесса (схем его выполнения) и документов. При внесении изменений в модель бизнес-процесса следует обеспечить корректное завершение процессов (в частности, согласования), которые осуществляются по ее старой редакции, или перезапуск процесса по новой версии модели. Также необходимо хранить все версии модифицированного документа, формируемые в ходе согласования.

Кроме того, важным требованием к платформе является наличие гибких механизмов формирования отчетов и широких возможностей интеграции с финансовой системой, в которой накапливаются данные по исполнению финансовой части договорных обязательств.

Как правило, автоматизация в организациях начинается с финансового контура, где в том или ином виде ведется работа с договорами. Для этого может использоваться российская система (“1С: Предприятие”, “Парус”) или финансовые модули, входящие в состав известных западных полнофункциональных ERP-систем (SAP R/3 или Oracle E-Business Suite). Многие развитые ERP-системы включают механизмы workflow, и в принципе на их базе может быть реализована workflow-система поддержки договорной работы.

Однако у такого решения будет неоправданно высокая стоимость. Допустим, договор поставки оборудования надо согласовывать с хозяйственной службой (для проверки наличия необходимого количества места на складе), с планово-экономической службой (для подтверждения бюджета по выбранной статье затрат), с финансовой службой (в части оптимизации налогообложения), с лицами, в чьих интересах заключен договор (для подтверждения корректности спецификации оборудования). А поскольку практически все функциональные подразделения заключают договоры, это означает, что придется установить дорогостоящие модули ERP-системы, имеющие отношение к договорам, на рабочих местах практически всех руководителей и ведущих сотрудников организации.

Другой подход состоит в реализации приложения для ведения договоров на основе платформы поддержки коллективной работы, разумеется, если в ней заложены возможности реализации workflow-систем. Этот подход также предполагает, что для контроля исполнения договоров подобная система должна быть интегрирована с финансовым модулем системы управления предприятием, в котором накапливаются финансовые данные по исполнению договоров.