Автоматизация 1С и новый взгляд на управление денежными средствами компании

Силами собственного ИТ-подразделения компания реализовала проект автоматизации процесса управления денежными средствами в действующей программе «1С: Управление производственным предприятием 8.2». Это оказалось гораздо дешевле, чем приобретение готовых решений или привлечение сторонних консультантов. Кроме того, в процессе реализации данного проекта была оптимизирована система краткосрочного планирования, что позволило более эффективно управлять платежеспособностью компании.  С чего начать автоматизацию бизнес-процессов по управлению платежами Первый шаг на пути к построению системы управления денежными средствами – определение центров финансовой ответственности (ЦФО), согласование платежей в 1С которые и формируют финансовую структуру. В некоторых случаях такими центрами могут выступать линейные подразделения компании, функционально отвечающие за определенный участок работ. В целях контроля бюджета движения денежных средств целесообразно выделить ЦФО среднего уровня. Например, платежи по обслуживанию оборудования можно отражать по центру «Производство», включающему в себя несколько цехов, а уже непосредственные затраты относить на каждый из них в отдельности. Это позволит избежать излишней детализации бюджета движения денежных средств (БДДС) и упростит проведение платежей. К тому же не придется ломать голову при выборе ЦФО в случаях, когда необходимо закупить какие-то детали на склад, не зная точно, в какой цех они пойдут.

Определение и классификация статей бюджета

Далее определяются статьи бюджета по каждому центру финансовой ответственности. Здесь необходимо учесть, что статья бюджета является первым (основным) уровнем аналитики, а ЦФО – вторым. Например, при необходимости разделения зарплаты рабочих и обслуживающего персонала можно одну статью «Перечисление заработной платы» планировать и отслеживать по разным ЦФО («Производство» и «Администрация») вместо создания двух статей. Аналогично поступления от покупателей следует относить на статью «Выручка по текущей деятельности» в разрезе каналов продаж, если они выделены в отдельные ЦФО. Количество уровней аналитики определяется степенью необходимой детализации бюджета ДДС. Поскольку в «1С» контроль бюджета осуществляется по кодам статей и соответствующих им оборотов, то их необходимо пронумеровать. Сделать это лучше в соответствии со структурой бюджета, выбрав четырехзначный номер вида XYZZ, где X – признак классификации по видам деятельности (текущая, финансовая, инвестиционная, внутренние переводы), Y – признак классификации по направлению движения денежных средств (поступления или платежи), ZZ – порядковый номер в строке. Разработка и регламентация бизнес-процесса контроля платежей Следующий шаг – регламентация процесса контроля платежей. В бюджетном регламенте важно отразить процедуру формирования БДДС: порядок и сроки предоставления данных; перечень документов; ответственных лиц и т.д. В регламенте бизнес-процесса необходимо описать следующие элементы: основания для осуществления расходов, то есть перечень документов, подтверждающих правомерность платежа; этапы прохождения и согласования каждого вида платежа с указанием должностных лиц и их полномочий (цепочка согласования платежей в компании «Роникон» представлена в табл. 2); параметры заявок на оплату, контролируемые каждым из согласующих. Например, бухгалтер отслеживает корректность указания договора и суммы, а также проверяет состояние взаиморасчетов. Финансовый контролер проверяет указанные реквизиты и сверяет заявку с бюджетом; сроки каждого этапа согласования. таблица 2. Этапы согласования документа «Заявка на расходование средств» Должностное лицо Инициатор платежа Руководитель ЦФО Топ-менеджер Бухгалтер Финансовый директор Финансовый контролер Возможные решения Создана Подтверждена/ Отклонена Подтверждена/ Отклонена Согласована/ Отклонена/ На рассмотрении Согласована/ Отклонена Утверждена/ Отклонена Справочники для автоматизации контроля платежей в 1С Прежде чем приступить к реализации проекта непосредственно в «1С: УПП», необходимо настроить системные справочники, используя данные, подготовленные на предыдущих этапах. Рассмотрим справочники, которые используются в процессе контроля движения денежных средств. «Бюджеты» – здесь необходимо указать наименования бюджетов, по которым осуществляется планирование и анализ: «Бюджет движения денежных средств», а также «Бюджет доходов и расходов». «Сценарии планирования» – справочник должен содержать два сценария бюджета: плановый на период и контрольный. Первый сценарий не подлежит изменению и используется при проведении план-фактного анализа. Второй может корректироваться в течение месяца, и именно по нему производится контроль платежей. «Подразделения» – данный справочник необходимо заполнить в соответствии с финансовой структурой компании. «Статьи движения денежных средств» – для упрощения статьи вводятся по вложенным папкам в соответствии с классификацией по видам деятельности и направлению движения денежных потоков (см. рис. 1). Обязательно указываются коды (номера) каждой статьи.