Зачем нужна электронная цифровая подпись и как ее получить

Для решения проблемы была введена электронная подпись для юридических лиц, которая позволяла компаниям вести переписку и обмениваться документами с налоговыми и другими органами исключительно онлайн. Со временем электронная подпись (эцп) приобрела широкое распространение и сегодня доступна не только для юридических, но и для физических лиц.

Первые ЭЦП появились в России в 1994 году, в 2002 году был принят первый закон, регулирующий их использование. С 2011 года все государственные структуры были переведены на электронный документооборот, и электронная цифровая подпись стала обязательным требованием для госслужащих. Сейчас применение ЭЦП регулируется 63-ФЗ от 06.04.2011 года. Правила определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг описаны в постановлении Правительства от 25.06.2012 №634.

Что такое электронная цифровая подпись

Понятие ЭЦП дано в стат. 2 Закона № 63-ФЗ от 06.04.11 г. Это зашифрованный аналог личной подписи, который заверяет электронные документы и защищает их от подделки. Идентификация уполномоченного лица выполняется с помощью специального ключа преобразования информации.

Подпись оформляется не на организацию в целом, а на должностного работника, что позволяет установить, кто именно отправил документ в контрольный орган.

ЭЦП могут иметь разный внешний вид в зависимости от уровня защиты и назначения (для каких целей была сделана).

ЭЦП, как правило, хранится на флэш-накопителе. Ее использование придает документу юридическую силу.

Существует три основных вида электронной цифровой подписи:

• Простая ЭЦП;
• Неквалифицированная ЭЦП;
• Квалифицированная ЭЦП.

Простая – имеет самую низкую степень защиты. Предназначена для повседневного использования, а также для работы организаций и физлиц с порталом Госуслуг. В основном применяется для взаимодействия с банками, получения различных госуслуг, идентификации на сайтах. Представляет собой одноразовый пароль, который нужно ввести для подтверждения операции. Не подходит для обмена документами с контролирующими органами.

Неквалифицированная – оформляется на уполномоченное лицо. Создается криптографическими методами преобразования информации. Имеет более высокую степень защиты, чем простая ЭЦП. Выдается на ключевом носителе в удостоверяющем центре. Подходит для ведения внутреннего документооборота, обмена документами с контрагентами. Не используется при участии в онлайн-торгах и при работе с порталом Госуслуг.

Квалифицированная – имеет все свойства неквалифицированной подписи, но дополнительно подтверждается сертификатом ключа проверки. Обладает максимально высоким уровнем защиты и надежности. Документ, который подписан квалифицированной ЭЦП, имеет полную юридическую силу. Может применяться в любых сферах, включая электронный документооборот с госорганами; работу с госконтрактами, тендерами и т.д.

При получении ЭЦП необходимо четко понимать, в какой области она будет применяться, от этого напрямую зависят вид и ее стоимость. Если шифр необходим для онлайн торгов, то заказывать его нужно в сертифицированном центре.

Когда применяется ЭЦП и ее преимущества

Применение ЭЦП с 2011 года является обязательным для всех государственных структур. Коммерческие компании и индивидуальные предприниматели могут использовать реквизит по желанию. Основные преимущества:

• Возможность ведения ЭДО (электронный документооборот).
• Предоставление отчетности в ИФНС, Росстат, фонды.
• Возможность документооборота с физлицами.
• Подготовка обращений в Арбитражный суд.
• Получение услуг через сайт Госуслуги.
• Участие в электронных торгах, тендерах и госзакупках.
• Сокращение времени на подготовку, обмен и хранение документов.

Электронная подпись для юридических лиц, как получить поясняется ниже, чаще всего необходимо для ЭДО с государственными органами, контрагентами и физическими лицами. Применение ЭЦП позволяет сократить количество бумажных форм, так как вся документация хранится в компьютере и распечатывается при необходимости. Это особенно актуально для организаций с филиалами, поскольку операции выполняются без задержек.

Важная задача использования подписи – взаимодействие с контролирующими госорганами. В частности, отчетность по НДС от всех налогоплательщиков принимается только в электронном виде. Эта же норма распространяется на работодателей с количеством персонала от 25 чел. при сдаче отчетов по взносам и НДФЛ. Аналог личной росписи предусматривает интеграцию с программными продуктами 1С и позволяет заверять документы напрямую в базе.

Что делать, если в ответ на отправку из налоговой инспекции вам пришло уведомление об отказе в приеме? В уведомлении указана такая причина

Отдельно необходимо отметить значение ЭЦП при участии в тендерах, торгах и госзакупках. Подпись позволяет организации заключать контракты через интернет. Правда, для работы на различных площадках предварительно нужно уточнить, соответствует ли ЭЦП требованиям. Если реквизит функционирует, можно проходить аккредитацию, и после заверения загружать пакет обязательных документов.