Три шага: как выбрать компанию для бухгалтерского аутсорсинга

Российский бизнес применяет аутсорсинг, чаще всего, в финансовой/бухгалтерской, кадровой, юридической и маркетинговой сферах. Если правильно применять аутсорсинг, то возможность передать определенные функции бизнеса сторонней организации либо стороннему специалисту – может быть очень выгодна и удобна для бизнеса.

Какие услуги может оказывать компания-аутсорсер? На что обращать внимание, чтобы не ошибиться с выбором? Что учесть при аутсорсинговом сотрудничестве, чтобы получить максимальную пользу?

Шаг 1: на что рассчитывать?

Как правило, компания-аутсорсер выполняет следующий объем работ по договору бухгалтерского аутсорсинга:

1. Работа с первичной документацией: формирует накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, банковские документы; оформляет кассовые документы; оприходует документы от поставщиков и продавцов;
2. Отражает все операции на счетах бухгалтерского и налогового учета в бухгалтерских программах (в большинстве случаев это программа 1С);
3. Начисляет заработную плату, делает расчет отпускных, больничных, декретных, премиальных, различных видов компенсаций и прочих выплат в пользу сотрудников клиента и соответственно всех «зарплатных» налогов с данных начислений;
4. Формирует и сдает налоговую и бухгалтерскую отчетность в налоговые органы, внебюджетные фонды, в органы статистики и прочие госструктуры.
5. Консультирует клиентов по возникающим вопросам в части оптимизации налогообложения и возможных налоговых рисков;
6. Представляет интересы клиента в налоговых органах (по согласованию с клиентом – готовит ответы на письма ИФНС, предоставляет и запрашивает информацию, контактирует с инспекторами и пр.).

Кроме этого, бухгалтерские аутсорсинговые компании предлагают своим клиентам дополнительные опции: удаленный доступ к бухгалтерским программам, участвуют в совещаниях клиента, выезжают в командировки, участвуют в проведении инвентаризаций и пр.

Шаг 2: как выбрать аутсорсера?

Прежде чем отдать бухгалтерский учет сторонней организации, вам нужно определить действительно ли в вашем случае «овчинка стоит выделки»: будет ли ощутимая финансовая экономия в оплате труда и прочих расходов на штатных сотрудников бухгалтерии по сравнению со стоимостью оплаты услуг аутсорсинговой компании. Обычно, хорошим показателем экономии для компании при передаче бухгалтерского обслуживания на аутсорсинг считается сокращение расходов.

Отберите несколько компаний, предлагающих свои услуги на рынке бухгалтерского аутсорсинга. Это можно сделать через поисковые системы в интернете, получить рекомендации коллег, обратить внимание на рейтинги, статьи в профессиональных журналах и др.

Когда у вас сформировался «пул» компаний-аутсорсеров, то оцените их по следующим критериям:

1. Обратите внимание, каков период существования фирмы и ее репутация;
2. Ознакомьтесь с отзывами клиентов. Ищите отзывы, размещенные не только на сайте самой компании, но и на других сайтах и форумах, спросите мнение коллег. Так вы получите более объективную информацию и сможете прояснить для себя при встрече с менеджером компании ее «слабые стороны».
3. Обратите внимание на прозрачность и понятность цен на услуги. Зачастую маленькая стоимость услуги завуалированно прикрывает дробление самой услуги на мелкие составляющие для того, чтобы потенциальный клиент положительно реагировал на более низкую стоимость, но в итоге низкая цена заинтересовавшей вас услуги может привести вашу компанию к более высокой цене за обслуживание;
4. Есть ли в компании-аутсорсере не только специалисты бухгалтерского учета, но и сотрудники сопутствующих специальностей: юристы, кадровики и пр.;
5. Существует ли у компании сайт, как он ранжируется в выдаче (хороший показатель – первая/вторая страница в поисковике), его информационная обновляемость, представлены ли на сайте контакты и адрес местонахождения, есть ли удобный и оперативный способ связи и др.
6. Смогут ли менеджеры выслать вам на электронную почту шаблон договора для ознакомления и анализа в удобной для вас обстановке. Желание менеджеров заставить вас непременно подъехать в офис компании и на месте изучить/подписать договор должно вас насторожить.

Следующий шаг отбора компании-аутсорсера: лично посетите офис, посмотрите на реальные условия труда сотрудников, оцените уровень их компетентности и навыки делового общения. Полуподвальное помещение в промзоне вряд ли свидетельствует о финансовой стабильности компании и заботе о сотрудниках. От такой компании вам тоже не стоит ждать неусыпной заботы о вас.

Пообщайтесь с руководителем отдела бухгалтерии или сотрудником, который будет закреплен за вашей компанией, оцените то, как с вами разговаривают и насколько понятно отвечают на ваши вопросы. Выясните, как будет выстраиваться механизм взаимодействия, каким образом будет происходить обмен документацией и информацией, а также как будет осуществляться контроль за правильностью ведения учета.

Стоимость высококвалифицированной работы персонала всегда стоит денег. Компания, которая предлагает вести для вас бухгалтерский учет по стоимости театрального билета, однозначно, не сможет предоставить квалифицированную услугу реально работающему бизнесу с оборотами.

Шаг 3: что потребуется от вас?

Вы определились с аутсорсинговой компании и готовы заключить договор. На начальном и последующих этапах работы с аутсорсерами от вас потребуется (кроме своевременной оплаты по договору) соблюдение трех правил. Тогда вы получите максимальную пользу от сотрудничества с компанией-аутсорсером.

1. Имейте в виду, что на начальном этапе работы сотрудники компании-аутсорсера всегда будут задавать вам вопросы, касающиеся вашей деятельности. Это может утомить, но эти вопросы не бесконечны – ваши ответы нужны им, чтобы понять специфику бизнеса и корректно выстроить бухгалтерский учет.
2. С вашей стороны должны быть назначены сотрудники, ответственные за своевременное предоставление первичной документации для обработки. Это очень важно. Суммы налогов формируются на основании предоставленных с вашей стороны документов. Если документация предоставлена не в полном объеме или же не вовремя, то финансовый результат будет некорректным, сумма налогов окажется выше, а прибыль компании будет более низкой по сравнению с ожидаемыми результатами.
3. Договоры, которые вы планируете заключать со своими поставщиками или покупателями, желательно предоставлять на этапе обсуждения условий сделок, чтобы аутсорсер смог помочь вам в оценке возможных налоговых рисков.

Когда же взаимодействие с аутсорсинговой компанией будет отлажено, то у вас возникнет обоснованное доверие к профессионалам, и вы увидите в вашем бухгалтерском учете экономию и порядок. Спешить с доверием не нужно, потому что если компания бухгалтерского аутсорсинга квалифицированная, то доверие появится само.

Критерием удачного сотрудничества с компанией-аутсорсером является то, что  вы можете быть спокойны за финансовую безопасность своей компании и сможете сосредоточить свои усилия на достижении более высоких вершин в вашем бизнесе.