Документация СМК – это один из основных элементов функционирования СМК. Она обеспечивает выполнение функций СМК. С помощью документов СМК создается доверие для клиентов и поставщиков к способности предприятия обеспечивать качество продукции.
Разработка документов системы менеджмента качества — не самоцель, она должна добавлять ценность организации, т. е. повышать результативность и эффективность деятельности в системе.
Документация СМК – это интеллектуальная собственность учреждения и предприятия, поэтому она должна быть защищена определенным способом самой организацией.
Требования к документации СМК, с одной стороны определяются стандартами ИСО 9001 и ИСО 9004, а с другой — формируются на основе потребностей предприятия.
Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов как:
- вид и размер организации,
- сложность и взаимодействие процессов,
- сложность продукции,
- требования потребителей,
- соответствующие обязательные требования,
- продемонстрированные способности персонала,
а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента
Документация должна развиваться и изменяться вместе с развитием организации, помогая закрепить лучшее в деятельности и устраняя возможные ошибки.
- Основой нормативной документации СМК обычно является уже существующий на предприятии набор документов, который модифицируется и дополняется в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001.
Исходя из этого, первым шагом при создании
документированной системы менеджмента качества является
АНАЛИЗ существующей системы менеджмента на соответствие требованиямISO9001
назначения документов, применяемых в системах менеджмента качества
В системах менеджмента качества применяются следующие виды документов:
а) документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования; к таким документам относятся
руководства по качеству;
б) документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким документам относятся
планы качества;
в) документы, устанавливающие требования; к ним относятся документы, содержащие
технические требования;
г) документы, содержащие рекомендации или предложения; к ним относятся методические документы;
д) документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; такие документы могут включать документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи;
е) документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи.
Обязательная документация системы менеджмента качества
Сопротивления при документировании
- Внедрение СМК является управленческой инновацией, поэтому сопротивления,неизбежно встречаются в каждой организации.
- Один из видов сопротивлений – это сопротивление документированию.
Сопротивления при создании документированной системы менеджмента качества связано со следующими факторами:
- Изменение привычного порядка выполнения деятельности;
- Изменение рабочей документации и записей;
- Появление дополнительных обязанностей, связанных с ответственностью за определенные виды деятельности.
Неправильное отношение к документации может стать серьезным препятствием при создании, функционировании и развитии
СМК
Документирование может казаться ненужным в том случае, когда
документ не работает:
- На него редко ссылаются.
- Не является значимым при управлении.…
Когда формируется Убежденность в необходимости документирования и
снимается сопротивления?
- когда документация используется в качестве доказательства в спорных случаях;
- когда документ помогает в чрезвычайных ситуациях и при несчастных случаях;
- когда в документах отражается высокая степень упорядоченности и эффективности, проверяемости и обозримости.
Что еще может снять сопротивления при документировании?
- Необходимость сертификации СМК.
- Внутренние и внешние аудиты (проверки).
- Использования документов в повседневной деятельности.
- Постоянная оптимизация документов в процессе работы
- Внутрифирменное обучение по СМК
Политика и цели в области качества документ первого уровня в иерархической структуре
Политика и цели в области качества Это общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством по реализации принятой стратегии.
Этот документ может быть включен в руководство по качеству.
Цели в области качества
- это «то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества».
- Цели в области качества обычно базируются на политике организации в области качества и устанавливаются для соответствующих функций и уровней организации.
Связь политики в области качества и целей в области качества
- политика в области качества должна соответствовать целям организации;
- цели в области качества, включая те, которые необходимы для выполнения требований к продукции, должны быть установлены в соответствующих подразделениях и на соответствующих ее уровнях.
- Цели в области качества должны быть измеримыми и согласуемыми с политикой в области качества.
Порядок разработки и принятия политики
- Политика в области качества разрабатывается непосредственно высшим руководством (или под его контролем) с учетом специализации и экономического состояния организации.
- Специализация организации (вид производства или оказания услуг) находит свое отражение как при указании основных направлений деятельности организации в области качества, так и при перечислении целей различных подразделений для реализации этих направлений.
Описание процесса разработка политики в области качества на предприятии
Действие 1 Постановка задачи на разработку концепции развития качества на п/п
Действие 2 Разработка концепцию развития качества
на предприятии
Действие 3 Утвердить концепцию развития качества
на предприятии
Действие 4 Разработать политику предприятия в области качества
Действие 5 Обсудить политику предприятия в области качества в структурных подразделениях
действие 6 Анализ замечаний по политике предприятия в области качества и ее доработка
действие 7 Обсудить и одобрить политику предприятия в области качества
Действие 8 Ввести в действие политику предприятия в области качества приказом руководителя предприятия
Роль политики в области качества как средства управления организацией
Состояние организации на момент разработки Политики в области качества влияет на характер задач в области качества, стоящих перед организацией.
В условиях стабильной работы предприятия основным направлением политики качества должно быть, очевидно, опережение конкурентов в области качества путем постоянного усовершенствования своей продукции, которое требует активного проведения исследований, разработки перспективных проектов, внедрения новых технологий и подготовки персонала.
В кризисные периоды, при спаде производства и нехватке инвестиций, в политике качества в первую очередь необходимо предусматривать сохранение достигнутого уровня качества, способного на какое-то время поддержать спрос на продукции.
В кризисные периоды основное внимание должно быть уделено использованию всех имеющихся внутренних резервов для поддержания качества и поиску таких решений, которые позволили бы без снижения качества сократить затраты на производство продукции. кроме того, целесообразно предусмотреть более активное сотрудничество с заказчиками и поставщиками с целью совместного преодоления трудностей.