ПРЕИМУЩЕСТВА ПЕРЕДАЧИ ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА АУТСОРСИНГ ПРОФИЛЬНОЙ КОМПАНИИ

Данная статья посвящена вопросу кадрового аутсорсинга, который в настоящее время набирает популярность всё больше и является оптимальным вариантом для руководителей бизнеса, поскольку:

– допускается запущенность в документах кадрового делопроизводства, что приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих органов, что ведёт к убыткам компании;

– ошибки при издании приказов о приёме, перемещении или увольнения работника, неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, информация об испытательном сроке;

-ошибки при ведении трудовых книжек и личных дел сотрудников;

-ошибки при составлении трудовых договоров, должностных инструкций, правил внутреннего распорядка иных внутренних локальных актов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства является важной составляющей работы любой компании.

Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.

Как правило, руководитель компании в целях экономии фонда заработной платы, на одного специалиста возлагает обязанности бухгалтера-юриста-HR-менеджера, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя, либо руководитель эти обязанности берёт на себя, заплатив за это своими нервами и временем, что чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками, в результате сильной запущенности делопроизводства, или в связи с увольнением ответственного сотрудника, или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.

Передача функций отдела кадров на аутсорсинг в полном объёме или в части имеет ряд преимуществ. Давайте рассмотрим каких именно?

Опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача – это привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства. Обойдётся такая услуга Компании – Заказчику значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.

Для упрощения организации кадрового делопроизводства используется система электронного документооборота, что снижает расходы Компании-Заказчика и на оплату услуг компании-аутсорсера.

Это далеко не полный перечень того, почему руководители компаний, относящихся к малому и среднему бизнесу принимают решение о передаче функций кадрового делопроизводства на аутсорсинг.

Грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании.

Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.

В настоящее время, профильные компании готовы своевременно выполнять поручения КЛИЕНТОВ по организации работы с кадровыми документами, принимая на себя ответственность за исполнение поручений на профессиональном уровне.

Специалисты данных компаний проводят кадровый аудит и составляют заключение о состоянии кадрового делопроизводства, исправляют допущенные ошибки, разрабатывают внутренние нормативные локальные акты, определяют их необходимое количество (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Положение о материальной ответственности, Должностные инструкции сотрудников, Трудовые договоры с работниками), составляют распорядительные документы:

-приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания (внесение в него изменений),

– инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).

-приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, в том числе по беременности и родам, по уходу за ребёнком о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, командировках)

Осуществляют учёт кадровой документации в регистрационных журналах

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Регистрация документов по личному составу использует следующие регистрационные формы

-журнал регистрации трудовых договоров;

-журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

-журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

-журнал регистрации приказов о командировках работников;

-журнал регистрации командировочных удостоверений;

-журнал регистрации служебных заданий;

-журнал регистрации локальных нормативных актов;

-книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

-приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

-журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

-журнал выдачи справок по личному составу;

-журнал учета больничных листов;

-журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Оформляют информационно – расчетные документы, связанные с трудовой деятельностью работников: трудовая книжка работника, личная карточка работника ( форма Т-2), табель учета рабочего времени, личные дела.

Оформляют прием работника на работу (заполнение трудового договора; дополнительного соглашения к трудовому договору; ознакомление с локальными актами – Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, Положением о защите персональных данных; приказом о приеме на работу, оформление записей в трудовую книжку, запись в книгу учета трудовых книжек);

Оформляют перевод работника на другую работу (приказ о переводе на другую работу, запись в трудовую книжку);

Оформляют увольнение работника (приказ об увольнении, записка-расчет при прекращении трудового договора, запись в трудовую книжку работника).

Формируют внутреннюю служебную переписку (Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений.

Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника) .

Своевременно на профессиональном уровне окажут консультационные услуги в области трудового законодательства.

Следует отметить, что каждая профильная компания оказывает не весь вышеуказанный перечень Кадровых услуг, каждый случай индивидуален и зависит от многих факторов сторон.