Отчетные документы для командировочных

Отправляя своих сотрудников в командировку, предприятие берет на себя расходы, основная часть которых приходится на проезд к месту назначения и проживание в гостинице. Для того чтобы бухгалтерия компенсировала затраты, работник обязан предъявить отчетные документы, которые подтверждают факт платежей. К таковым относятся кассовые чеки, корешки приходно-кассовых ордеров. Налоговая инспекция предъявляет определенные требования к тому, как именно должны быть оформлены отчетные документы для командировочных. В этом вопросе разберемся далее.

Когда оформлять отчетные документы для командировочных

На большинстве предприятий возникает производственная необходимость, чтобы кто-то из специалистов выезжал в командировку в другие регионы для решения различных вопросов бизнеса. В соответствии с Трудовым кодексом РФ отправить в командировку можно не любого специалиста, существуют некоторые ограничения.

В частности, нельзя послать в командировку следующие категории работников:

• Сотрудники, с которыми заключен ученический договор. Нельзя отправить такого работника в командировку во время учебного процесса. Выезд по поручению руководства возможен только в тот период, когда занятия не проводятся (ст. 203);
• беременные женщины (ст. 259 Трудового кодекса РФ);
• несовершеннолетние лица (до 18 лет), исключение составляют люди творческих занятий: спортсмены, артисты или журналисты (ст. 268);
• женщины, имеющие маленьких детей, могут быть отправлены в командировку только в том случае, если они в письменной форме выразят свое согласие и у них не будет медицинских противопоказаний. Наниматель обязан проинформировать сотрудницу о том, что она имеет право отказаться от командировки;
• мать, отец или опекун, который в одиночку воспитывает ребенка моложе 5 лет (ст. 264 Трудового кодекса РФ);
• родители, имеющие ребенка-инвалида;
• сотрудники, на попечении которых находятся больные родственники, при наличии подтверждающих медицинских документов (ст. 259 Трудового кодекса РФ).

Предприятие имеет право официально отправить в командировку специалиста, с которым заключен трудовой договор.

Но в практике часто бывает так, что руководство посылает в другой регион по служебной надобности:

• сотрудника, отношения с которым оформлены гражданско-правовым договором;
• специалистов, официально работающих в компании-партнере и не имеющих трудовых отношений с командирующей организацией.

В указанных выше случаях предприятие не имеет законных оснований на оформление командировочных документов. Но это не значит, что такие расходы не подлежат возмещению. Командирующее предприятие должно иметь свой регламент, в соответствии с которым компенсируются затраты, при этом обязательным условием является наличие взаимосвязи между производственной необходимостью и командированием стороннего специалиста.

Некоторое время назад отчетные документы для командировочных состояли из служебного задания, командировочного удостоверения и отчета по итогам работы. В настоящее время этот пакет расширен, теперь в него входят следующие бумаги:

• Приказ руководства, в котором содержится задание о выезде специалиста в командировку и описаны ее цели.
• Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, где каждая статья расхода подтверждается соответствующими документами.
• Табель рабочего времени, в котором отмечаются все дни, проведенные специалистом в командировке. За этот период начисляется средний заработок.
• Служебная записка. Она прикладывается к отчетным документам для командировочных в том случае, если специалист совершал поездку на своем личном автомобиле.

Разберем более подробно, как сделать отчетные документы для командировочных, каковы возможные последствия неправильного их оформления.

1. Авансовый отчет
2. Как оформляется командировка в табеле
3. Как оформить служебную записку

Расходы на топливо и парковку для личного автотранспорта во время поездки относятся к категории служебных командировочных и компенсируются предприятием.