Как правильно провести выборочную или частичную инвентаризацию

Выборочная частичная инвентаризация, это проверка фактического наличия определенных товаров или ценностей из общей номенклатуры. Исходя из этого, есть отличия в проведении полной и выборочной инвентаризации.

Преимущества выборочной инвентаризации:

• Как мы знаем, цикл полной, инвентаризации — год. Сколько будут точными наши остатки? Месяц или три? Выборочная инвентаризация позволяет в течение года поддерживать точность складских остатков.
• Процедура подготовки к полной и выборочной инвентаризации — несравнима. Подготовка к полной инвентаризации, это целый проект. К выборочной, гораздо все проще и быстрее.

Минусы выборочной инвентаризации:

• Отсутствие полной остановки склада и движений товара, как при полной инвентаризации. Пересчитать товар бывает также сложно, как посчитать летающих пчел в улье.

Тем не менее, для каждого вида инвентаризации, есть свой подход. Ведь, это и есть цель нашей статьи — выборочная инвентаризация: как, что, когда. Как организовать, что делать, когда проводить выборочную инвентаризацию во время работы склада.

Выборочная инвентаризация, с чего начать

Есть два основных подхода к проведению выборочной или частичной инвентаризации.

1. Считать отталкиваясь от рейтинга товара
2. Считать по географическому признаку

Просчет по рейтингу товара, означает по АВС анализу товара на складе, где:

«А«, это наиболее оборачиваемый товар.

«В«, товар со средней оборачиваемостью.

«С» — товар с малой оборачиваемостью.

Рейтинг АВС может строиться и по другому признаку, например, исходить из продаж. Более подробно об этом говорили в моей статье «Управление товарными запасами, АВС анализ».

В этом варианте, все товары группы А, считаются каждые 2 месяца. Товары группы В, считаются раз в квартал. И товары группы С, считаются 2 раза в год. Могут быть и другие периоды.

Например, номенклатура склада состоит из 3000 наименований товаров. Товары группы А, — 2200 наименований. Товары группы В — 450, и по товарам группы С — 350 наименований. Значит работу склада следует организовать так, что бы сотрудники склада проводили просчет каждый день.

Мы получаем в месяц 1100 товаров группы А, 150 товаров группы В, и около 60 товаров группы С. Итого 1100+150+60 = 1310 товаров в месяц, что за 21 рабочий день составит по 62 товаров. Если склад работает круглосуточно, то по 31 товару в смену.

Как это возможно организовать, разберем чуть позже.

Просчет по географическому признаку означает по участкам, рядам, то есть — от стены до стены. Сегодня мы считаем первый ряд, завтра второй, и так далее. Конечно, это подразумевает, что товары на складе хранятся не вперемешку друг с другом.

Здесь мы сталкиваемся с тем, что если на складе нет порядка, то проведение частичной инвентаризации становится невозможным. Или риски не корректного просчета значительно увеличиваются. Поэтому:

Сначала порядок на складе, потом инвентаризация

Порядок на складе, это уже часть залога того, что товарные остатки корректны и просчет будет максимально быстрым.

Когда проводить выборочную инвентаризацию

Допускаю, что при определенных условиях, когда весь товар на складе имеет очень низкую оборачиваемость, или склад ежедневно считает только места подбора (пиккинг), ежедневная выборочная инвентаризация не имеет смысла. Однако, многие организации отказываются от систематической выборочной инвентаризации, потому, что не сумели организовать процесс. При этом, потребность в ней есть.

Возьмем наш пример, когда нам за смену требуется просчитать 30-60 товаров. Есть два основных рабочих варианта. Остальное будет зависеть от специфики работы склада.

1. Выделяется отдельный сотрудник специально для проведения выборочной инвентаризации.
2. Считают товар только опытные сотрудники вне рабочих часов склада. Это могут быть часы до или после работы. В те дни, когда склад не работает. Здесь, или идет доплата сотрудникам, или, сотрудники работают в смещенном графике, особенно, когда по их специализации нет нагрузки в их основное время.

Конечно, все это требует дополнительных затрат. Здесь мы будем отталкиваться от простого расчета. Сколько мы теряем в деньгах, когда теряем в продажах из-за недопоставки товара по причине расхождения факта с данными в системе учета?

Если потери составляют примерно стоимость зарплаты дополнительного сотрудника, тогда вопрос ясен. Сотрудник нужен! Ведь есть еще две причины:

• имиджевая составляющая компании в глазах клиентов
• неучтенные излишки, которые могут быть также списаны, если товар имеет сроки годности.

Вместе с тем, мы реалисты. Могут быть факторы, когда вложения никогда себя не окупят, организация балансирует на уровне нулевой прибыльности. Здесь совет следующий:

1. С помощью внутренних ресурсов повысить эффективность работы склада, за счет формирования бизнес-процессов, системы контроля и KPI, обучения сотрудников, и так далее. Все, что приводит к точной и своевременной работе.
2. Изыскать возможность хотя бы просчитывать товары группы А один раз в квартал.

Что еще важно.

В вашей номенклатуре могут быть товары, которые имеют очень высокую оборачиваемость, например, всего несколько дней. Такие товары можно не включать в перечень выборочной инвентаризации.