Как организовать хранение своих документов?

В этой статье речь пойдёт о том, как организовать хранение документов, чтобы обеспечить себе удобство поиска в случае необходимости найти ту или иную бумажку.

ПРИНЦИПЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Хранить электронные версии документов

Не поленитесь, и все важные документы переведите в электронный формат. Отсканируйте и заведите отдельную папку, где будете хранить все эти файлы. Папка может храниться в облаке (тогда надо внимательно подойти к вопросам защиты информации) или на каком-либо носителе (жёсткий диск, флешка).

У хранения отсканированных копий документов в облачном хранилище есть также ещё одно важное достоинство: вы сможете иметь доступ к ним в любое время с любого устройства, даже с телефона. Порой это очень выручает!

Для того, чтобы сделать скан документа, вовсе не обязательно покупать домой устройство-сканер. На современн смартфона можно легко установить специальное приложение, которое отлично будет выполнять эти функции.

2. Регулярно проводить ревизию документов

У многих документов есть срок давности (подробнее об этом чуть позже). Чтобы не накапливать уже неактуальную макулатуру, документы с определённой периодичностью необходимо пересматривать, наводить порядок. Я делаю это раз в год, в декабре. Перед Новым годом хочется максимально навести порядок во всех сферах в жизни! 🙂

3. Взял бумажку – положил на место

Вообще конечно этот принцип надо повсеместно внедрять в своём доме 🙂 Однако что касается документов он точно должен применяться на 200 процентов! Взяли бумажку – сразу же верните её туда, где она хранится. Не позволяйте скапливаться чекам, квитанциям в груды макулатуры. Документы, как и деньги, любят идеальный порядок 🙂

СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Я храню документы в одном месте, считаю, что так удобнее. Для этих целей купила замечательный органайзер, на который просто не нарадуюсь 🙂 Он представляет собой гибкую, растягивающуюся коробку с файлами и разделителями внутри.

Такой органайзер можно купить на Aliexpress за 542 рубля: органайзер

Сортирую документы на следующие блоки:

• удостоверения личности (свидетельства о рождении, паспорта, в том числе загран, СНИЛС, пенсионные документы);
• медицинские документы (ОМС, ДМС, справки, выписки, рецепты);
• оплата ЖКУ;
• автомобильные документы;
• образование (грамоты детей, аттестаты, дипломы, сертификаты и т.д.);
• банковские документы;
• чеки и гарантии.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

• чеки – обязательно хранить до истечения гарантийного срока. Но лучше хранить до тех пор, пока техника используется. Это делается на случай, если вы захотите продать её, многие покупатели охотнее идут на покупку при наличии чеков.
• инструкции по тем же причинам стоит хранить до тех пор, пока не решите избавиться от техники. Поскольку при продаже наличие инструкции также повышает шансы на скорую сделку. Однако если вы точно уверены, что перепродавать вещь не будете, тогда можно скачать инструкцию в электронном виде, а в бумажном формате сразу утилизировать, чтобы не копить макулатуру.
• квитанции об оплате услуг, банковские документы – юристы советуют подобные документы хранить 3 года.