Как контролировать платежи компании

Любой бизнес нуждается в контроле за расходованием средств. Недостаток денежных ресурсов на счетах компании или, наоборот, их избыток, может привести к серьезным проблемам:

• нарушениям сроков оплаты по счетам;
• ухудшению отношений с контрагентами;
• нехватке ликвидности;
• использованию заемных средств и т.д.

Поэтому так важно организовать грамотное управление денежными потоками.

Этапы планирования

1. Бюджетирование.
2. Оперативное планирование.

На первом этапе составляют бюджет движения денежных средств (БДДС) на квартал, полугодие или на год. Именно утвержденный БДДС используется затем на втором этапе для контроля заявок на расходование денежных средств.

Сложность в том, что на деле БДДС требуется составлять, как минимум, в разрезе Центров финансовой ответственности (ЦФО), а как максимум использовать достаточно большой набор управленческих аналитик.

В программном продукте БИТ.ФИНАНС данная проблема решается наличием широкого предопределенного набора аналитик, а также возможностью легко добавить любую произвольную аналитику.

И что очень важно, в разрезе данных аналитик осуществляется не только планирование, но и автоматический сбор факта.

Вторая сложность состоит в том, что сам процесс формирования, согласования и корректировок бюджетов внутри компании достаточно сложный и может занимать большое количество времени.

Также БИТ.ФИНАНС позволяет автоматизировать бюджетный процесс и значительно сократить количество времени и ошибок. В БИТ.ФИНАНС реализовано:

1. Автоматическое создание задач и оповещений (по почте и Telegram) пользователям о необходимости заполнить бюджеты
2. Автоматическое создание форм для заполнения БДДС и рассылка их пользователям
3. Настройка любых алгоритмов и этапов согласования и корректировки бюджетов.

Второй этап – оперативное планирование – ставит задачу синхронизации поступления и выплат, а также контроля расходования средств. Осуществляется контроль текущих потребностей компании и прогнозируются поступления средств вплоть до дня.

Один из важных документов оперативного планирования – платежный календарь. Он формирует график денежных потоков на определенный период, что дает гарантию своевременной оплаты платежей и позволяет избежать кассовых разрывов. 

Создание регламента проведения платежей

Регламент платежей содержит:

• запрос на платеж;
• проверка заявленных расходов в счете с запланированными расходами в БДДС;
• контроль корректности составления первичных документов к данной заявке;
• согласование платежа за рамками бюджета (при необходимости);
• определение приоритетов платежей;
• проведение платежей по банку;
• учет проведенных платежей.

Процедура согласования платежей

В регламенте обязательно прописывается процедура согласования платежей, сроки и конкретные действия ответственных лиц.

Необходимо сформулировать и закрепить обязанности и полномочия для каждого сотрудника, который участвует в процедуре согласования платежей. Здесь же прописать их полномочия. Рассмотрим пример в таблице.

Участник согласования платежа	Обязанности ответственного
Сотрудник центра финансовой ответственности (ЦФО)	Формирование заявки
Руководитель ЦФО	Согласование заявки согласно БДДС
Руководитель функциональной службы	Определение лимита в рамках бюджета
Финансовый контролер	Проверка заявки и документов на корректность составления и соответствия бюджету
Финансовый директор	Согласование платежей с руководителями ЦФР и генеральным директором

Как внедрить в компании процедуру согласования платежей

1. Разработать внутренний регламент.
2. Закрепить в нем правила согласования заявок платежей.
3. Утвердить дату начала действия новых правил.
4. Подписать регламент приказом генерального директора.
5. Подготовить краткие инструкции по новым правилам для каждого сотрудника, который будет участвовать в согласовании.
6. Ознакомить с правилами сотрудников, которые будут участвовать в согласовании.
7. Протестируйте положение о согласовании платежей.

Согласование, контроль и оплата платежей в программе БИТ.ФИНАНС

Рассмотрим подробно процесс согласования и контроль платежей в программе БИТ.ФИНАНС.

Этап 1. Формирование заявки

Исполнители формируют “Заявки на расходование денежных средств”, в которых указывают всю необходимую управленческую аналитику. 

Этап 2. Прикрепление к заявке внешних файлов

В программе есть возможность прикрепить к заявкам любые файлы, в том числе отсканированные документы – основания платежа. 

Этап 3. Контроль заявок по бюджету

При проведении заявки на расходование денежных средств контролируются на соответствие утвержденному БДДС.

При превышении заявки запланированной в бюджете суммы, документ не проводится, а пользователь получает информационное сообщение с подробным описанием причин:

В том случае, если пользователь хочет, чтобы все-таки заявка была проведена и оплачена, он может выбрать один из трех вариантов действий:

1. Скорректировать сумму в заявке до соответствующей остатку лимита
2. Нажать на кнопку «Оплатить за счет» и выбрать статью с доступным лимитом, за счет которой будет проведена оплата.
3. Установить флаг «Сверх бюджета». В этом случае заявка проведется, но она будет согласовываться по особому маршруту.