Инвентаризация по штрихкодам

Инвентаризация магазина или склада — как упростить и ускорить этот процесс? 

При помощи штрихкодов и терминалов сбора данных! 

Казалось бы, в процессе инвентаризации по штрих-коду все просто: достаточно пересчитать текущее количество товарно-материальных ценностей (ТМЦ), внести данные в учетную систему и сравнить с ожидаемыми остатками, выявив тем самым недостачу или излишки. Но это только на первый взгляд все выглядит так легко. На самом деле — это очень длительный, монотонный процесс, отнимающий много времени, сил и нервов у работников магазина или склада, материально-ответственных лиц, руководителей организации. В этой статье я расскажу о своем опыте участия в инвентаризации с использованием терминалов сбора данных со встроенным сканером штрихкода. 

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей; 
• сопоставление фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета. 

В процессе инвентаризации проверяются:

• сохранность товарно-материальных ценностей; 
• правильность их хранения, отпуска; 
• состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей. 

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; 
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года; при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел); 
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; 
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации; 

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, организация вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации. 

Краткая вводная 

Клиент — сеть магазинов спортивной одежды. Компания приобрела несколько устройств Motorola  MC2000 вместе с нашим драйвером 1С, и меня попросили проследить за тем, чтобы первая инвентаризация прошла быстро и без проблем. Магазины расположены в крупных торговых центрах, и одежды нужно пересчитать много. Основная цель покупки оборудования состояла в том, чтобы резко сократить время инвентаризации и начать пересчитывать товар раз в неделю, а не раз в месяц, как было до этого. Для такого бизнеса очень важно знать, какие майки еще действительно есть в продаже, а какие только числятся.

С чего начать?

Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.

Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора данных (ТСД), при этом сам процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить в учетную систему и инвентаризация готова.

Все просто, но нередко можно услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?

Попробуем разобраться, действительно ли для проведения инвентаризации нужен терминал за 90 тыс. рублей, который к тому же не будет надежно работать. В настоящее время производители предлагают огромное количество терминалов, начиная от простых моделей с монохромным буквенно-цифровым экраном и операционной системой DOS (ценой от 10 тыс. рублей), и заканчивая самыми совершенными моделями с полным набором коммуникационных интерфейсов (Wi-Fi, GPRS, EDGE), большим цветным экраном и последней версией Windows Mobile (цена от 25 тыс. руб.).

Что же выбрать? Может быть, достаточно простейшего DOS-терминала? Ведь вся инвентаризация сводится просто к сканированию, а с этим справится любой самый дешевый терминал и сотрудникам будет проще с ним работать. Конечно, DOS-терминал замечательно справится со сканированием штрихкодов. Но не стоит забывать, что перед началом работы нам потребуется выгрузить в терминал справочник номенклатуры, который может содержать несколько десятков и даже сот тысяч позиций. DOS-терминал, обладая невысоким быстродействием и устаревшим программным обеспечением, будет просто не в состоянии справиться с обработкой такого справочника, даже при использовании внешней карты памяти.