Гостиничный чек: что это такое и зачем он нужен?

Если сотрудник какой-либо компании отправляется в командировку, руководство организации берет на себя расходы, связанные с оплатой проезда и проживания. Компенсация расходов осуществляется на основании соответствующих расчетных документов.

Например, подтвердить свое пребывание в гостинице можно с помощью чека. Не редки случаи, когда сотрудник имеет возможность остановиться у родственников или друзей. Это позволит ему сэкономить приличную сумму денег, а гостиничные чеки Санкт-Петербург можно попросту купить. Таким образом, вся полученная компенсация окажется в кармане.

Характеристики гостиничного чека

Между гостиничным чеком купить, и тем, что можно получить при совершении покупок в интернете есть небольшая разница.

Данный документ включается в себя:

• Кассовый чек.
• Форму 3-Г.
• Акт выполненных работ (если есть такая необходимость).
• Счет фактура (выдается по требованию).

Гостиничный чек содержит следующую информацию:

• Информация о гостинице, выдавшей чек.
• Информация о лице, оказывающем услуги.
• Печать.
• Штамп.

Зачем необходимо требовать гостиничный чек?

Сотрудник компании может рассчитывать на компенсацию расходов по проживанию во время командировки только при наличии чека из гостиницы. То же самое касается и проезда – необходим документ, подтверждающий расходы. В данном случае таким документом является билет на поезд или любое другое транспортное средство.

В большинстве случаев сотрудник государственного предприятия оплачивает подобные расходы из своего кармана, а компенсация ему выдается после возвращения. Иногда еще начисляются и суточные. Стоит отметить, что некоторые расходы не компенсируются, например, поход в ресторан.

В частных компаниях принято выделять сотруднику определенное количество денежных средств, о расходе которых он должен будет отчитаться перед руководством по возвращению. Если имеется, остаток, то он сдается обратно в кассу. Более крупные компании дополнительно компенсируют представительские расходы, к которым можно отнести ужин в ресторане с бизнес-партнерами.

Правила оформления документов, подтверждающих расходы

Для того, чтобы рассчитывать на возврат денежных средств, потраченных на проживание в гостинице, необходимо потребовать у персонала учреждения следующие документы:

• Чек.
• Справку о проживании.
• Акт выполненных работ.

Только в этом случае затраты будут являться легальными. Как правило, чек содержит информацию о дате выдачи и стоимости предоставленных услуг. В справке обязательно должны быть указаны инициалы проживающего, дата проживания, стоимость и перечень предоставленных услуг. Акт выполненных работ и справка должны быть напечатаны на фирменном бланке гостиницы и иметь печать и подпись.

Действия при утере гостиничного чека

В случае возникновения подобной неприятной ситуации можно попросить представителя гостиницы выдать дубликат утерянного платежного документа. Это можно сделать только в том случае, если вы все еще находитесь в городе и не успели покинуть его пределы.

Но и из такой ситуации есть выход. Можно обратиться за помощью в компании, которые ведут сотрудничество с большинством гостиниц. Одним из видов их деятельности является изготовление чеков на любую сумму. В такие компании можно обратиться, даже если вы не проживали в гостинице, но хотите получить небольшую прибавку к жалованию.