Электронный архив документов

Сегодня все большее количество предпринимателей переходит на электронный архив документов организации. У этого способа ведения документации есть масса преимуществ. К ним относятся оперативность передачи файлов, увеличение количества коллективных способов работы с документами, усовершенствование информационного сообщения в компании, повышение ее производительности, а также уменьшение издержек.

Как и в случае с бумажным архивом, ведение его электронного аналога предполагает создание, передачу и хранение документов. В нашей статье рассказывается о том, что такое электронный архив документов и как правильно организовать его работу.

Что представляет собой система электронного архива документов

Сегодня большинство бизнес-операций автоматизированны. Хранение бухгалтерской отчетности не является исключением и предполагает переход к использованию электронного архива документов.

Помимо обозначения ЭА, термин «электронный архив» может скрываться под следующими аббревиатурами:

• СУЭД — система управления электронным документооборотом (документами);
• СЭД (СЭДО) — система электронного документооборота;
• ЭД — электронный документооборот;
• САД — система автоматизации документооборота.

Говоря об электронном архиве копий бумажных документов, в первую очередь стоит пояснить, в чем заключается целесообразность перехода к данной системе хранения.

Дело в том, что электронный архив не только является методом сберегания всех важных документов предприятия, но и позволяет усовершенствовать и автоматизировать его бизнес-процессы. Безусловно, ведение бумажного документооборота в любой организации должным образом отлажено и, как правило, не вызывает затруднений у специалистов, которым хорошо известны сроки хранения всех официальных бумаг. Однако некоторые этапы все же сопряжены с определенными трудностями, избежать которых можно, перейдя к ведению электронного архива документов.

Сущность перехода к электронной системе сводится к тому, что вся документация вашего предприятия сканируется, преобразовывается в файлы и упорядочивается. Причем ознакомиться с этими документами можно будет в любое удобное время. Таким образом, любой сотрудник вашей организации буквально за считанные минуты сможет найти нужные документы и произвести с ними требующиеся манипуляции (например, обработать, извлечь нужную информацию, отправить коллегам и пр.).

Еще одним достоинством электронного архива по сравнению с его бумажным аналогом является освобождение рабочего пространства в офисе, ведь хранить кипы бумаг уже нет никакой необходимости. Таким образом, можно говорить о настоящей модернизации бизнес-процессов.

Виды электронных архивов документов

Существует классификация электронных архивов документов по признаку их функционального назначения. Однако стоит отметить, что данное разделение является условным, поскольку зачастую электронный архив может использоваться сразу для решения нескольких задач.

Итак, к основным разновидностям электронных систем относятся следующие:

• электронный архив автоматизации делопроизводства позволяет создавать архивные дела, их номенклатуру, вести учет, осуществлять контроль за сроками обязательного хранения и пр. Такая система нужна для архивного подразделения организации;
• электронный архив кадровой документации, в котором хранят трудовые договоры, личные дела, приказы, распоряжения, внутренние регламенты и т. д.;
• электронный архив платежных документов нужен для хранения и ведения централизованного учета электронных копий первичной финансово-экономической документации, а также иных бумаг, касающихся этой сферы деятельности организации;
• ЭА технической документации используется на предприятиях, специализирующихся на поставках продукции. Данный архив отвечает за хранение сопутствующей документации, например инструкций по использованию, техпаспортов и т. д.;
• электронный архив нормативных документов, включающий в себя все стандарты организации, как разработанные ею, так и приобретенные. При создании подобной системы затрагивается вопрос об авторских правах разработчиков. Очень часто этот нюанс вносят в перечень условий для получения сертификата;
• ЭА конструкторской документации нужен для хранения копий чертежей вне зависимости от времени их создания;
• электронный архив юридических документов (нужен для хранения договоров и пр.);
• ЭА проектной документации служит для хранения всех документов данной направленности, в частности чертежей, смет, пояснительных записок и др.