Система управления отелем: обзор лучших программ, возможности, описание
Гостиничное дело – очень интересная и выгодная сфера бизнеса. Владелец может заниматься управлением самостоятельно, но организовать работу так, чтобы заведение приносило хорошую прибыль, сможет далеко не каждый. В таком случае лучше прибегнуть к услугам профессионала. Менеджмент отеля – управление заведением, целью которого является оказание услуг по выгодной цене и получение большей прибыли. Независимо от того, кто управляет недвижимостью, в большинстве гостиниц и отелей предпочитают пользоваться специальной программой в отеле. Она позволяет грамотно распланировать совершение всех операций в заведении и обеспечивает удобное хранение информации о клиентах. АСУ – сочетание аппаратных (механические и электронные части устройства), программных (системы для эксплуатации компьютера) средств, а также работников предприятия для систематизации и управления различными процессами. Система управления отелем и гостиницей – вид АСУ. Применяется для ведения текущей документации учреждения, хранения сведений о проживающих, фонде номеров и учета финансов. Помогает грамотно организовать работу заведения. Еще такую программу называют облачной системой управления отелем (гостиницей) или PMS (property management system – система управления недвижимостью). Она также позволяет оптимизировать повседневные операции и тем самым ускорить их проведение. Систему устанавливают на компьютер и мобильные телефоны персонала отеля. Таким образом, каждый служащий может получать необходимые сведения и указания в течение рабочего дня.
Цели и требования
Интерфейс таким программ чаще всего простой и понятный для обычных пользователей. Цели использования системы управления отелем: автоматизация работы персонала; синхронизация с системами бронирования; ведение бухгалтерии; оформление документов для постояльцев; расчет различных статистических показателей: в какое время года больше гостей, какие номера чаще бронируют. Основные требования: ведение отчетности в соответствии с законодательством страны, в которой расположена недвижимость; размещение постояльцев по номерам и по отдельным кроватям; оплата при поселении или выезде. Выбирая автоматизированную систему управления отелем, в первую очередь ориентируйтесь на специфику вашего заведения. Для больших комплексов лучше выбирать качественные программы с богатым функционалом и инструментарием. Для хостела и мини-гостиниц можно выбрать несложную систему, которая сможет удовлетворить все потребности. Такой подход позволит сэкономить средства, которых у небольшого бизнеса может просто и не быть. Что входит? Облачная система управления отелем имеет несколько составляющих. 1. Шахматка. Это обязательный элемент любой программы. Практичный и простой в использовании инструмент. Представляет собой форму с данными о любой текущей брони, размещении и клиентской базе.
Оформляется в виде таблицы. Она учитывает конкретный период и сортирует данные по номерному фонду. Отлично подходит для ведения документации любого типа заведения: гостиница, хостел, отель, база отдыха. 2. Автоматическое оповещение постояльцев. 3. Формы для ведения статистики. 4. Оформление текущей документации. 5. Хранение информации о клиентах. Эти элементы могут варьироваться в зависимости от конкретной системы. В настоящее время существует несколько десятков систем управления отелем. Отличие иностранных программ от российских в том, что они дают наибольшую свободу действий персоналу отеля. В то время как системы, которые эксплуатируются на постсоветском пространстве, максимально ограничивают деятельность служащих. А теперь расскажем о самых распространенных программах для управления отелем и их основных функциях. Opera Полное название – система управления отелем Opera Enterprise Solution. Лидер по установкам, используется в 100 странах мира. Достоинства, которые подтверждают отзывы: универсальна, то есть может применяться в различных видах заведений гостиничного бизнеса; настраивается в зависимости от размера и объемов активности ведения бизнеса; соответствует самым требовательным запросам; гарантирует достоверный и оперативный обмен данными о недвижимости в режиме реального времени; имеет богатый функционал. Система управления отелем Opera может работать вместе с такими программами, как: тарификация звонков; автоматические мини бары; авторизация кредитных карт; бухгалтерские программы; система управления ресторанами. Данная система состоит из модулей, которые при необходимости могут быть настроены и изменены в соответствии с потребностями управляющего отеля. От этого зависит и стоимость разработки.
Она включает в себя:
1. Бронирование. Система управления бронированием отеля включает в себя подтверждение, аннуляцию, листы ожидания, управление депозитами. 2. Управление номерным фондом. Автоматическое распределение заданий для горничных. Контроль наличия свободных номеров, их оснащения, уборки и своевременности ремонта. 3. Карта гостя. Личные данные каждого постояльца: адрес, номер телефона, предпочтения по проживанию в гостинице, посещение ресторана, бассейна и другой инфраструктуры отеля. 4. Отчеты. Возможность индивидуальной настройки с помощью встроенного генератора. Также можно воспользоваться стандартными отчетами (более 300 форм). 5. Управление тарифами. Установка квот, анализ и управление доходами, настройка тарифов и многое другое. 6. Служба приема, размещения. Размещение гостей по одному и группами, с бронированием и без него. Ведение служебных заметок и управление гостевыми сообщениями. Система управления отелем Opera PMS затрагивает большинство деловых процессов заведения, осуществляет взаимодействие с различными интерфейсами: телефоны, телевидение, электронные замки, планшеты.